רוצים לקבוע פגישה חשובה עם הבוס או עם אדם אחר שעובד איתכם ? כדאי שלפני כן תוודאו שהם פנויים בתאריך והשעה הרצויים. מיקרוסופט מאפשרת למשתמשי אאוטלוק (Outlook) לשתף את לוחות השנה שלהם, כך שהם יוכלו לדעת מתי אדם כלשהו פנוי או עסוק, ולקבוע פגישה בהתאם.

כדי לצפות בלוח השנה (יומן) של האדם שעובד איתכם בארגון או בחברה, קודם תצטרכו לקבל ממנו הרשאה לצפות בלוח השנה שלו. אם הוא עדיין לא נתן לכם הרשאה כזו, תצטרכו לשלוח לו בקשה לשיתוף לוח השנה שלו איתכם.

איך צופים בלוח שנה של אדם אחר באאוטלוק

אז לפני שאתם קובעים פגישה עם מישהו, מומלץ קודם לבדוק אם הוא פנוי ביום והשעה שבהם אתם מתכננים לקבוע את הפגישה. כך תעשו זאת:

1. בחלון הראשי בתוכנת האאוטלוק, לחצו על הסמל בצורת לוח שנה שמופיע בחלק התחתון של החלון.

2. לחצו על "הוסף לוח שנה" ולאחר מכן בחלון שנפתח, לחצו על "מפנקס כתובות..." כדי להוסיף ללוח השנה שלכם את לוח השנה של האדם שאיתו שאתם רוצים להיפגש.

3. הקלידו בחלונית החיפוש את השם של האדם שאתם מעוניינים לצפות בלוח השנה שלו --> לאחר מכן, לחצו על השם שלו שמופיע ברשימת אנשי הקשר שנפתחה --> וודאו שהוא מתווסף לשדה "לוח שנה" --> לחצו על "אישור".

ייתכן שבשלב זה, אאוטלוק תודיע לכם שאתם צריכים לשלוח בקשה לאדם שבחרתם כדי לצפות בלוח השנה שלו. שלחו לו את הבקשה והמתינו עד שהוא יאשר אותה. רק לאחר מכן, תוכלו להוסיף את לוח השנה שלו ללוח השנה שלכם.

4. כעת, לוח השנה של האדם שבחרתם יופיע לצד לוח השנה שלכם אך בצבע שונה, כך שתוכלו להבדיל בין לוח השנה שלהם לשלכם.

בדוגמה שלנו, ניתן לראות שלוח השנה שלנו מופיע בצבע תכלת, ולוח השנה של האדם שהוספנו מופיע בצבע ירוק.

תוכלו להוסיף ללוח השנה שלכם מספר לוחות שנה של אנשים שונים, כך שתוכלו לדעת מתי הם פנויים ומתי לא, וכך לקבוע את הפגישה בתאריך והשעה שבהם כולם פנויים.