אם אתם מתכננים להיות מחוץ למשרד למשך יום, שבוע או אולי יותר מזה, מומלץ להגדיר הודעת "מחוץ למשרד" או "אני לא במשרד" ,שתישלח אוטומטית לכל מי ששולח לכם מייל. כך, החברים בעבודה, השותפים לעסק או כל אדם אחר ששולח לכם מייל, יוכלו לדעת למה אתם לא משיבים למיילים שהם שולחים לכם.